Diffuser vos indicateurs clés avec des visuels parlants ? Mettre de l’ordre sur un périmètre « data » disparate ? Faire évoluer votre environnement décisionnel pour répondre aux nouveaux usages de vos équipes (mobilité, « self service ») ?
Quel que soit l’objectif de votre projet, il y a un certain nombre d’étapes que vous ne pourrez pas éviter, sous peine de perdre la dynamique avec vos interlocuteurs métiers, faire fausse route dans vos développements, ou exploser les délais.
Quand on débute dans le monde de l’entreprise, que ce soit en B.I. ou ailleurs, on n’est souvent que peu préparé aux difficultés de gestion de projet que l’on va immanquablement finir par rencontrer.
Parfois (c’est mon cas), on voit un peu de théorie à l’école : on apprend la différence entre le « Cycle en V » et l’approche « Scrum » , on saisit l’intérêt de la notion de « chemin critique » ou du « diagramme de Gantt » , et on réalise quelques matrices « SWOT » sur des cas théoriques.
Mais, malgré toute la bonne volonté des enseignants, les expériences en stage & les méthodes pédagogiques novatrice, il reste souvent un gouffre entre la théorie scolaire et le terrain.
Dans cet article, c’est surtout aux moins expérimentés d’entre nous que je m’adresse. Et pour les autres, savoir comment ça se passe « ailleurs » ne peut pas faire de mal ;).
En amont des développements
Une phase « préparatoire » est toujours nécessaire. En fonction de votre projet, son contenu et sa durée pourront être variables.
Audit de la situation actuelle
Quand on vous expose un besoin pour la première fois, celui-ci est souvent très général Avant cette étape
La première étape est de déclencher un échange, assez général dans un premier temps, pour comprendre le contexte :
- à quoi ressemble l’existant ? Quel est le fonctionnement actuel ?
- quelles sont les raisons qui motivent la demande (limitations, obsolescence technique, nouveaux besoins…) ?
Pendant cette réunion, prenez des notes. En sortant de point, vous devez être capable d’estimer assez précisément la charge de travail associée à la demande. Demandez à votre interlocuteur de vous envoyer des exemples de fichiers utilisés, de préciser la fréquence des actions qu’il réalise…
Etablissement du cahier des charges fonctionnel et technique
Une fois que la demande est plus précise, vous pouvez commencer à compléter le cahier des charges. Au minimum, celui-ci doit préciser les informations suivantes :
- Une introduction : rappel du contexte, des enjeux, de l’existant, de qui est le responsable « métier » (interlocuteur privilégié & courroie de transmission avec les utilisateurs finaux)
- Le tableau de bord attendu : Sources de données, technologies cibles, descriptif général des onglets souhaités, liste et règles de gestion des axes d’analyses & indicateurs
- Les contraintes de gestion de la donnée : principes d’historisation des indicateurs et des axes d’analyse (quelle profondeur d’historique garder dans l’entrepôt ?), gestion des mises à jour et des suppressions (purge de l’historique ? Sur quelle profondeur ?), fréquence de rafraichissement des données
- La sécurité : qui a accès au tableau de bord, qui peut/doit voir quelle donnée ? ( « Row Level Security » pour Power BI )
- Les risques et les contraintes : disponibilité des équipes métiers pendant la phase de recette, ergonomie et performance, charte graphique, hébergement, accessibilité mobile…
- Le lotissement éventuel : le besoin doit-il être décomposé en plusieurs lots ?
Evidemment, il est important de rester cohérent avec l’existant et la stratégie data de votre client/entreprise (bonnes pratiques, normes de nommage, intégration avec les KPI -indicateurs clés- & référentiels existants, etc.)
Réunion de lancement du projet : « Kickoff »
Cette réunion de lancement a deux intérêts principaux :
- Aligner les différentes parties sur l’attendu, le déroulement du projet & le planning : communiquez les points essentiels et assurez-vous que tout le monde soit aligné sur les objectifs & les moyens à mettre en œuvre.
- Impliquer et motiver tous les acteurs : faites en sorte qu’ils comprennent les enjeux et s’approprient le projet.
Je vous conseille de privilégier le présentiel pour cette réunion de lancement. C’est un jalon important, et la présence physique favorise la concentration et l’échange.
Aussi, il est important de rester simple et efficace, pour susciter l’adhésion, donner confiance et enclencher une dynamique positive. Trop d’informations ou un manque de clarté peuvent vraiment être contre-productifs.
Comme pour toute réunion, je vous conseille d’arriver préparés, avec un support prêt à être complété, permettant de faire « vivre » les échanges. Egalement, envoyez l’ordre du jour le plus détaillé possible en amont de la réunion, et invitez les participants à préparer des questions en amont !
Le déroulement standard d’une réunion de lancement comporte les étapes suivantes :
- Introduction : présentez-vous et faites un tour de table pour que les participants fassent de même (sauf si vous vous connaissez déjà, bien-sûr). Vous pouvez rester succincts (nom, prénom, fonction), les rôles dans le projet seront précisés plus tard.
- Rappel de l’ordre du jour : normalement, tout le monde a déjà pu en prendre connaissance, mais rappeler l’organisation de la réunion va aider à tenir le timing. Rappelez aux participants qu’ils sont invités à s’exprimer : gardez en tête que l’objectif est d’impliquer chaque personne présente dans la salle (ou la visio).
- Contexte et des objectifs : rappelez le contexte du projet, sa genèse, les problématiques auxquelles il répond. Ca permettra aux participants qui ne sont pas à l’origine du besoin d’avoir une vision plus globale et d’appréhender les contraintes et les enjeux (le « pourquoi » du projet). Donner du sens au projet favorisera l’adhésion et donc l’implication de tous.
- Grandes phases du projet : ateliers de travail avec le métier pour préciser les spécifications, phase de développement, recette, déploiement… détaillez le plan projet et les jalons. Planifiez les rencontres suivantes. N’hésitez pas reconfirmer que la méthode convient bien à tout le monde, afin de prévenir les risques de perte de temps ultérieures, et si vous utilisez des outils ou supports de gestion de projet, parlez-en à ce moment là.
- Rôles et responsabilités : qui fait quoi (responsabilité des livrables notamment) ? Quelle est la raison de la présence de chacun ?
- Risques et points de vigilance : listez les risques potentiels et les moyens (préventifs / curatifs) mis en place pour les gérer. Ne sous-estimez pas le risque lié à la disponibilités du métier (à bien revalider, pour la phase de recette notamment), et la gestion de la résistance au changement (on ne fait jamais assez de pédagogie et d’accompagnement…).
- Communication, documents de référence et livrables : quels sont les canaux de communication ? Où sont disponibles les documents de référence ?
- Indicateurs de mesure du succès : les indicateurs sont cruciaux pour évaluer l’atteinte des objectifs initiaux. Ils permettront d’évaluer le projet lorsque celui-ci sera terminé, et de capitaliser sur l’expérience acquise. Leur clarté et un consensus sur leur définition, dès le démarrage du projet, sont nécessaires pour éviter les dissensions ultérieures.
Note : par expérience, afin de gagner du temps, nous demandons de plus en plus, en amont du kickoff, de compléter un maximum d’informations, notamment concernant les règles de gestion.
Pendant le projet
Accompagnement sur la gestion de projet (si nécessaire, en fonction de la taille de l’équipe et de votre rôle sur le projet)
Accompagnement des utilisateurs sur l’ expression de leurs besoin (KPI & reportings) – (dont un « dictionnaire de données », référentiel des règles de gestion des KPI)
Conception et validation des règles de calcul des KPI (Key Performance Indicators)
Développement des flux d’acquisition et de traitement des données et des visuels
Livraisons et comptes-rendus d’activité réguliers
Recette
Data
Fonctionnelle
Mise en place de dispositifs de contrôle
« Data Quality »
Supervision
Alertes
Après le projet
Gestion des sources
Livraison, GIT…
Documentation technique et fonctionnelle
Formation et accompagnement…
…des développeurs internes
…des utilisateurs
Maintien & évolution des développements
En complément des dispositifs de contrôle